Obligaciones del administrador, cobro a los propietarios y acciones ante irregularidades en una copropiedad

La abogada Nora Pabón Gómez responde inquietudes que manifiestan los lectores sobre temas relacionados con propiedad horizontal.

Teniendo en cuenta que, como consejo de administración nuevo en el conjunto, hemos solicitado hace un mes y medio aproximado a la administradora los estados financieros, contratos y demás documentos para poder empezar a trabajar como consejo, sin embargo, ella no da respuesta y evade.

Ya no podemos continuar con esta persona puesto que ha sido negligente y por lo menos los mantenimientos de algunos lugares están por hacerse. ¿Podemos como Consejo terminar este contrato de de servicios? ¿Cómo lo podemos hacer?”

Las funciones de cada uno de los órganos de administración están determinadas en el reglamento de propiedad horizontal y en la Ley 675 de 2001 y aunque en ciertos aspectos son independientes, en la mayoría de los casos se relacionan entre si para cumplir los objetivos de la persona jurídica de la propiedad horizontal.

Según lo dispuesto por la Ley corresponde al administrador preparar y someter a consideración del Consejo las cuentas anuales, el informe para la asamblea general de propietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, el balance general de las cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y su respectiva ejecución presupuestal. Añade la norma que el administrador debe llevar bajo su dependencia y responsabilidad la contabilidad del Edificio o Conjunto (art 51 numerales 4 y 5 de la Ley 675 de 2001).

De tal manera que cuando se reunió la asamblea ya debieron existir todos estos documentos y haberse presentado ante los citados Órganos de Administración lo que significa que ya eran conocidos por los propietarios, y que además deben ser solicitados al anterior Consejo de Administración.

Estas circunstancias deberán ser tenidas en cuenta en el momento de calificar el trabajo del administrador antes de decidir su remoción de acuerdo con la clase de contrato que se haya suscrito con aquel, evitando así una terminación sin justa causa, lo cual podría redundar en un perjuicio económico para la persona jurídica de la Propiedad Horizontal, integrada esta por todos los propietarios.

En todo caso, es función del Consejo el nombramiento del Administrador y debe ser consultado el Reglamento para establecer las condiciones de la remoción y cambio del Administrador.

Si se trata de un Edificio nuevo, el administrador provisional debe suministrar los documentos requeridos por el Consejo de Administración para que este comience a ejercer como tal. Para tal objetivo, podrá ejercer el derecho de petición ante el mismo, sin perjuicio de que, si es imposible que el Consejo ejerza sus funciones por falta de información, pueda convocar a una asamblea extraordinaria.

En el Conjunto donde vivo el administrador nos cobró proporcionalmente a los apartamentos del piso 8 de la torre 2 el valor de regulador del gas de dicho piso porque se dañó.

Considero que este aparato corresponde a parte de las áreas comunes y debía ser asumido el valor de su reemplazo con el dinero de las expensas comunes que está en cabeza de la administración.

Cualquier cobro que sea realizado por el Administrador de un Edificio a los propietarios, se debe sujetar al presupuesto aprobado por la asamblea, a lo dispuesto por el Reglamento de Propiedad Horizontal y a las normas pertinentes, en este caso, la Ley 675 de 2001 y las normas que regulan los servicios públicos domiciliarios, tanto nacionales como locales, la Ley 142 de 1994, las Resoluciones de la CREG (Comisión Reguladora de Energía y Gas Natural) y demás que rijan a las Entidades prestadoras de este servicio.

Es necesario, que los propietarios de los Apartamentos del Piso 8 de la Torre 2 soliciten al Administrador que se les informe el origen y sustentación legal de este cobro que si es para un equipo de carácter y beneficio común sería a cargo de toda la copropiedad y si es privado y de servicio individual el costo sería asumido por cada propietario, pero directamente ante la Empresa suministradora del servicio.

Entre otras se debe examinar por un técnico calificado la red interna para establecer si se trata de un beneficio colectivo o individual y dependiendo de su ubicación respecto del medidor y del apartamento o de las zonas comunes. Por tanto, el administrador no puede de manera arbitraria y sin soporte legal y técnico, efectuar estos cobros directos de los equipos, a determinados propietarios.

Internamente los usuarios afectados pueden informar del hecho al Consejo de Administración o incluso ante la asamblea de propietarios para los fines indicados. La situación presentada debe ser analizada con mayores elementos y con un estudio técnico, y consulta a la Empresa respectiva. Las Entidades encargadas de regular y controlar la prestación del servicio de gas natural son la CREG y la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios respectivamente.

La Copropiedad no maneja factura electrónica, ni manual; adicional a ello lleva varios años sin manejar libros contables, ni estados financieros, ni revisor fiscal, ni contador.

Hemos pasado por dos administradoras y se acaba de nombrar una tercera, se aprueba por parte de la Asamblea iniciar sin soportes contables para aprobar resultados de gestión año 2024 y se aprueba el presupuesto para año 2025, sin soportes de ningún tipo lo que es completamente ilegal.

Con ello está claro que la administradora que ejerció hasta 20 de marzo manejaba como dinero de bolsillo y sin soportes legales, las finanzas que a pesar de exigir Cuotas extraordinarias siempre arrojan saldo en rojo y para rematar nunca se maneja Fondo de imprevistos.

Al ser el único de 14 Copropietarios en exigir, en revisar y en no comer entero soy el disidente que no es escuchado ni respetado y el conflictivo, por favor necesito frenar de alguna manera esa ilegalidad en forma de atropello ante un ente intocable.

Ya hay de por medio solicitudes, Derechos de Petición, Tutelas, Demandas por pequeñas causas, pero todo persiste y yo necesito saber cómo puedo frenar toda esa situación que se hace injusta y problemática dentro de un marco de ilegalidad que necesito denunciar ante los entes que regulen estos temas de la ley 675.

Hasta el momento no se ha atribuido legalmente a alguna entidad oficial, la función de vigilar y sancionar a los administradores y a los consejos de administración. Existen varias disposiciones dentro de la Ley 675 de 2001 como la impugnación de las decisiones de la asamblea dentro del término fijado por el Código General del Proceso.

También es posible obtener mediante el ejercicio del derecho de petición que los órganos directivos de la persona jurídica de la propiedad horizontal y expliquen sus actuaciones a los propietarios para ejercer las acciones pertinentes y en cuanto al administrador este responde judicialmente de acuerdo con lo señalado por el artículo 50 de la Ley 675 de 2001. De igual manera es posible solicitar la intervención del revisor fiscal.

Le sugiero presentar el caso a un abogado litigante en propiedad horizontal para que determine mediante un estudio, si las acciones ejercidas tienen suficiente soporte y qué otras se podrían ejercer, recordando que es la asamblea de propietarios el órgano supremo de la persona jurídica, pero debe actuar de conformidad con cada reglamento y con la Ley y sus decisiones pueden ser objeto de revisión y anulación por los jueces.