Nieuw bij payroll? Dit is wat u moet weten

Naarmate uw kleine bedrijf groeit, groeit ook uw personeel. En zodra u medewerkers hebt, staat u voor de taak om de salarisadministratie te beheren. Net als de meeste kleine ondernemers is salarisadministratie waarschijnlijk niet uw specialisme. U bent immers waarschijnlijk meer gefocust op de producten of diensten die u levert dan op de operationele details van het ondernemerschap. Maar feit is dat naarmate uw bedrijf groeit, ook uw wettelijke en wettelijke verplichtingen toenemen.

Voor mensen met weinig tot geen kennis van salarisadministratie kan het proces ontmoedigend lijken. Ervoor zorgen dat salarissen correct worden berekend, loonheffingen berekenen en op de hoogte blijven van de staats- en federale regelgeving kan allemaal overweldigend zijn. Maar salarisadministratie hoeft niet moeilijk te zijn. Met een beetje basiskennis en een beetje planning is het mogelijk om uw salarisadministratie te stroomlijnen.

Basisprincipes van salarisadministratie voor eigenaren van kleine bedrijven

Of u nu één of honderd werknemers hebt, het beheren van de salarisadministratie is een van de belangrijkste verantwoordelijkheden van een ondernemer. Maar wat houdt "het beheren van de salarisadministratie" precies in? Ja, het houdt in dat u loonstrookjes voor werknemers uitschrijft. Maar er komt veel meer bij kijken. Het beheren van de salarisadministratie betekent ook dat u werknemers correct indeelt, geschatte belastingen en inhoudingen inhoudt, het salaris van werknemers nauwkeurig berekent en loonheffingen betaalt.

Hoe u werknemers kunt classificeren

Werkgevers kunnen te maken krijgen met forse boetes als werknemers niet correct worden ingedeeld. Classificaties zijn onder andere fulltime, parttime, vrijgesteld of niet-vrijgesteld. Zelfstandigen worden niet als werknemers beschouwd, maar hun inkomsten moeten wel worden opgegeven. Factoren die de indeling van een werknemer bepalen, zijn onder andere het aantal gewerkte uren, de specifieke taken, de duur van het werk en de mate waarin de werknemer zeggenschap over zijn of haar werk heeft.

Inhoudingen en inhoudingen op de loonlijst

Een andere verantwoordelijkheid van werkgevers is het inhouden van inkomstenbelasting en het aftrekken van het werknemersdeel van de premies voor arbeidsvoorwaarden. Hieronder volgt een samenvatting:

• Belastinginhoudingen : Voor federale belastingen wordt het ingehouden bedrag bepaald door de aangiftestatus van de werknemer, het aantal personen ten laste en andere factoren. De meeste staten vereisen ook inhoudingen voor de staatsinkomstenbelasting.

• Werknemersaftrek : Aftrekposten financieren voordelen zoals premies voor ziektekosten- en levensverzekeringen, 401(k)-bijdragen en spaarrekeningen voor de gezondheidszorg. Na aftrekposten omvatten bijdragen aan de Roth IRA, liefdadigheidsbijdragen, vakbondscontributies en loonbeslag.

Aan de slag met salarisadministratie

De eerste stap om met salarisadministratie aan de slag te gaan, is het verkrijgen van een werkgeversidentificatienummer (EIN). Werkgevers moeten zich ook registreren in hun respectievelijke staten. Sommige staten geven staats-EIN's (SEIN's) of andere belastingidentificatienummers uit.

Vervolgens moeten werkgevers informatie van elke werknemer verzamelen via hun W-4, het werknemersinhoudingscertificaat en het I-9-formulier, waarmee de werkbevoegdheid wordt geverifieerd. Zelfstandigen die meer dan $ 600 per jaar verdienen, gebruiken een W-9-formulier, Request for Taxpayer Identification Number and Certification. Werkgevers moeten ook documentatieformulieren voor ziektekostenverzekeringen en pensioenregelingen en bankgegevens (voor directe storting) opvragen.

Berekening van het salaris van werknemers

Het salaris van werknemers omvat meer dan alleen verdiend loon of salaris. Het uiteindelijke bedrag kan ook overuren, bonussen, commissies, fooien, vergoedingen en niet-gebruikte betaalde vrije tijd omvatten. Werkgevers moeten ook een betaalschema vaststellen, of dit nu wekelijks, tweewekelijks, maandelijks of halfmaandelijks is. De meeste staten hebben wetten die de frequentie van de betaling bepalen.

Het indienen van loonbelastingaangiften

Werkgevers zijn verplicht loonheffingen in te houden en aan te geven. Dit omvat belastingen onder de Federal Insurance Contribution Act (FICA), die de sociale zekerheid en Medicare financiert; de Federal Unemployment Tax Act (FICA), die werkloosheidsverzekeringsprogramma's financiert; en staats- en lokale loonheffingen. Daarnaast zijn werkgevers verplicht om staatswerkloosheidsbelasting (SUTA) en werknemersverzekeringen te betalen.

Werkgevers moeten formulier 940, de jaarlijkse federale werkloosheidsaangifte (FUTA), en formulier 941, de kwartaalaangifte federale belasting van de werkgever, indienen. Formulier 940 moet uiterlijk 31 januari voor het voorgaande jaar worden ingediend, terwijl formulier 941 moet worden ingediend op 30 april, 31 juli, 31 oktober en 31 januari (voor het vierde kwartaal van het voorgaande jaar).

Uitbesteding van salarisadministratie

Veel eigenaren van kleine bedrijven vinden de taak van het verwerken van de salarisadministratie overweldigend. Gelukkig zijn er oplossingen. Salarissoftware schrijft niet alleen salarisstroken uit, maar verwerkt ook automatisch de belastingaangifte en kan ervoor zorgen dat bedrijven aan de wet blijven voldoen. Een andere optie is om een ​​accountant in te huren om deze taken op zich te nemen.

Salarisadministratie voor eigenaren van kleine bedrijven

Ongeacht de omvang van uw bedrijf is het beheren van de salarisadministratie een essentiële verantwoordelijkheid. Hoewel de vele taken die bij de salarisadministratie horen lastig lijken, kunnen de juiste tools en kennis u helpen het proces te stroomlijnen en tegelijkertijd compliant te blijven. Of u het nu zelf doet, salarissoftware gebruikt of salarisadministratie uitbesteedt, kennis van de basisprincipes kan u in de toekomst hoofdpijn besparen.

CorpNet biedt diensten aan voor bedrijfsoprichtingen, aangiften, belastingregistraties en naleving van bedrijfsvoorschriften in alle 50 staten. Express- en 24-uurs spoedaanvragen zijn op aanvraag beschikbaar. Klik hier voor meer informatie .

Afbeelding: Canva